Arbetsgivaren bör från det att signaler om ohälsa eller nedsatt arbetsförmåga visas kronologiskt dokumentera alla sina åtgärder, allt från telefonsamtal och andra kontakter, till möten och förslag på och genomförda åtgärder.

Även möjligheter till omplacering eller omfördelning av arbetsuppgifter ska dokumenteras. Om det i en uppsägningstvist råder oklarhet i frågan om vilka arbetsmoment medarbetaren klarar av efter exempelvis anpassning drabbar det arbetsgivaren. En åtgärd som diskuterats men som sedan inte blir aktuell bör ändå dokumenteras för att visa att arbetsgivaren verkligen har undersökt olika möjligheter.

För att detta arbete inte ska bli för krävande underlättar det att ha rutiner för när, hur och av vem som dokumentationen ska upprättas. Att arbeta med ett dokument i form av en handlingsplan underlättar uppföljningen av tidigare möten. De som är involverade i ett ärende om arbetsanpassning och rehabilitering lyder under tystnadsplikt och känslig information ska hanteras med försiktighet.